Liebe Kollegin,
lieber Kollege,
Großveranstaltungen in der Schulzeit oder am Abend sind eine große Bereicherung für das Schulleben aber häufig auch eine Herausforderung für alle Beteiligten und besonders für das Organisationsteam. Damit keine wesentlichen Punkte vergessen werden, finden Sie hier einen Leitfaden, der bei der Organisation helfen soll.
Themen:
Vor der Veranstaltung
Terminierung und Anmeldung
Die Anmeldung der Veranstaltung muss mind. 2 Wochen im Voraus via Abwesenheitszettel erfolgen und von Seiten der Schulleitung genehmigt werden – je größer die Veranstaltung ist, desto frühzeitiger sollte die Planung und Anmeldung erfolgen!
An Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen ist eine Teilnahme seitens der Schülerinnen und Schüler grundsätzlich freiwillig.
Elterninformation
Die Eltern der beteiligten SuS müssen mind. 2 Wochen im Voraus mit iServ Elternbrief über die Veranstaltung informiert werden und ihre Zustimmung erteilen.
Raumbuchung
Die Raumbuchung der Veranstaltung muss über das Absenz-Team erfolgen.
Eine Nutzung der Alten Turnhalle erfordert die zeitnahe Information der Fachschaft Sport, der Hausmeister und Frau Schäfer. Unsere Hausmeister für die Information der Vereine zuständig, die die Halle unter der Woche und am Wochenende nutzen. Eine Anmeldung von Veranstaltungen sollte hier im Idealfall mind. 4 Wochen im Voraus mit dem entsprechenden iServ Formular erfolgen.
Die Nutzung der Alten Turnhalle ist terminlich mit anderen schulischen Veranstaltungen (Musikkonzerte, Einschulung, Flagfootball-Turnier, Akademische Feier) und den entsprechenden Zuständigen (Organisationsteam) abzustimmen.
Eine Nutzung der Gebäudeteile A und B für Veranstaltungen nach 21 Uhr ist mit dem Schließen der Gebäude und der Einschaltung der Alarmanlage verbunden. Hierzu sind grundsätzlich zeitnah die Hausmeister zu informieren.
Sollte ein Aufzugschlüssel benötigt werden, so ist dieser im Vorfeld im Sekretariat auszuleihen.
Auch das Putzteam (Frau Glock) sollte über die Nutzung des Gebäudes für Abendveranstaltungen informiert sein. Zuständig ist in diesem Fall ebenfalls das Sekretariat.
Technik
Benötigte Technik (Beamer), Musik- und Lichtanlage, Rückprojektionsfläche sind bei den entsprechenden Lehrkräften anzufragen.
Dies sollte rechtzeitig und in Koordination mit den Hausmeistern erfolgen, da der Auf- und Abbau geplant und dem Vertretungsteam mitgeteilt werden muss.
Verpflegungsplanung
Die Schule verfügt über Kühlschränke, deren Aufbau (Ruhezeit nach Bewegung) und Vorkühlung im Vorfeld erfolgen und mit dem Sekretariat und den Hausmeistern abgesprochen sein muss. Auch bei Veranstaltungen in der alten Turnhalle kann eine Verpflegung eingerichtet werden.
Sekt-/Weingläser können seitens der Schule genutzt werden, hierfür steht derzeit ein begrenztes Kontingent von ca 35 Gläsern bereit, die Nutzung sollte in Absprache mit dem Sekretariat erfolgen.
Alle Lebensmittel/Getränke sind vom Organisationsteam der Veranstaltung zu bestellen. Auch die An- und Ablieferung bzw. Resteverwertung und entstehende Kosten sollten in die Planung aufgenommen werden.
Bühne und Bestuhlung
Ein etwaiger Aufbau der Bühne erfordert die Information und Unterstützung von Hausmeistern und SuS. Dies sollte rechtzeitig mit den Hausmeistern geplant und dem Vertretungsteam koordiniert werden.
Werbung
Damit Veranstaltungen gut besucht werden, ist es wichtig, diese innerhalb und gegebenenfalls auch außerhalb der Schule zu bewerben. Für die Organisation der Werbung sind die Organisationsteams der Veranstaltungen zuständig.
Wer hier unterstützen kann und welche Möglichkeiten der Werbung es neben Plakaten gibt, erfahren sie im Bereich “Öffentlichkeitsarbeit“.
Sanitätsdienst
Bei großen Veranstaltungen ist es zu empfehlen, einen Sanitätswachdienst zu organisieren. Unser Schulsanitätsdienst organisiert und führt diese in der Regel auch durch. Bitte sprechen sie die zuständige Lehrkraft rechtzeitig an.
Während der Veranstaltung
Bei offenen Eingängen der Gebäude A und B ist auf Präsenz im Haus zu achten.
Bei Nutzung der Technik ist auf die Unterstützung des Technikteams zu achten.
Abschluss/Ende der Veranstaltung
Es ist auf einen direkten Abbau oder eine Kommunikation über den Zeitpunkt des Abbaus zu achten.
Zur Entsorgung eventuell angefallenen Mülls kann das Müllhäuschen neben dem Parkplatz genutzt werden, der normale Schulschlüssel schließt.
Auch nach der Veranstaltung können Artikel und Bilder helfen, unsere Öffentlichkeitsarbeit zu bereichern.